7)الإتيكيت في كتابة الإيميل :
يصل عدد رسائل الإيميل المرسلة يومياً حول العالم إلى عشرات الملايين، حيث أصبح البريد الإلكترونى بديلاً أرخص وأسرع وأكثر كفاءة من البريد العادى.
من القواعد الواجب اتبباعها في كتابة الإيميل :
1- يعتبر من سوء الأدب كتابة الرسالة بالحروف الكبيرة Capital Letter. الحروف الكبيرة على الإنترنت تعنى الصراخ، والصراخ – طبعاً – من سوء الأدب، فيما يمكن استخدام الحروف الكبيرة فقط للتأكيد على كلمة ما.
2- مراعاة قواعد اللغة والنحو والإملاء يعنى انك إنسان مثقف ومحترم، مثلما تعنى اللغة الركيكة والأخطاء الإملائية أن كاتب الرسالة جاهل.
راع القواعد العامة لكتابة الرسائل تماماً كما تعلمتها فى المدرسة، وضع علامات الترقيم مثل النقطة فى آخر السطر من الأمور التى توضع فى الإعتبار أيضاً.
3- الالتزام بكتابة الحرف الأول من الجملة Capital Letter فى الإنجليزية سيكون محل تقدير من المرسل إليه لأنه سيقدر مدى الجهد الذى بذلته بتكرار الضغط على الزر Shift أثناء الكتابة!
4- أرسل الرسالة دائماً من عنوانك البريدى الذى تريد المرسل إليه أن يرد عليك فيه. فلا يصح مثلاً أن ترسل رسالة من عنوان ما وتقول فى الرسالة: من فضلك راسلنى على عنوان كذا، لأن أحداً لن يهتم بتلك المعلومة.
5- عند الرد على رسالة لا يستحسن أن تستخدم الزر Reply لأنه يرسل مع ردك نسخة من الرسالة المرسلة إليك. وما الفائدة ؟
6- الكثير من الناس ينسون ماذا كتبوا فى رسائلهم، وما هى النقاط التى تكلموا فيها، والبعض ينسى أنه كتب لك شيئاً من الأساس! لذلك فتذكيره بما كتب يعتبر من الأمور الجيدة، خاصة إذا مضت عدة أيام قبل كتابة الرد حتى يعرف المرسل إليه عم تتكلم بالضبط.
6- لا ترسل الرسائل على هيئة HTML لأن بعض الناس لن يستطيعوا قراءتها بشكل صحيح.
7- إذا كنت تستخدم برامج خاصة لإرسال الرسائل لا داعى للبهرجة وإضافة الزخارف والصور لأن هذا يزيد من حجم الرسالة ويزيد من صعوبة تحميلها.
8- لا تقم بوضع خطوط تحت الكلام فى الرسالة، ولا تعتقد أنك تمنحها مزيداً من الأهمية بذلك. كون البرنامج الذى تستخدمه يحتوى على زر Underline لا يعنى أنك يجب أن تستخدمه.
9- لا تقم باستبدال are ب r أو why ب y أو to ب 2 أو you ب u.
فكثرة استخدام الاختصارات تؤدى أحياناً إلى البلبلة لأنك لا تضمن أن المرسل إليه سيفهمها. الاختصارات قد تكون مناسبة للرسائل الفورية (مثل تلك التى يرسلها ICQ ) كوسيلة سريعة للتخاطب بين الأصدقاء، لكنها حتماً غير مناسبة للإيميل كوسيلة – أصبحت الآن رسمية – للتخاطب.
10- لا تنس إضافة التوقيع إلى رسالتك ليعرف المرسل إليه من الذى يخاطبه. يمكنك إعداد خادم البريد ليضيف التوقيع أوتوماتيكياً إلى كل رسالة ترسلها.
11-لا تكتب شيئاً قد تضطر للاعتذار عنه فيما بعد، تلاف فورات الغضب اللحظية، وتأكد جيداً مما كتبت قبل ارساله، لأنك ما أن تضغط الزر Send فليس هناك ما يمكن عمله بعد.
12-لا تقم بإرسال ملف مرفق Attachment كبير الحجم دون اتفاق مسبق مع المرسل إليه، لأن الملفات الكبيرة تستغرق وقتاً طويلاً فى الإرسال والاستقبال. قد لا يكون للمرسل إليه أى اهتمام بما تريد ارساله فتتعب نفسك وتضيع وقتك بلا جدوى.
13-احرص على كتابة عنوان لرسالتك فى المستطيل المخصص لذلك، وليكن عنواناً ذا معنى ويدل على موضوع الرسالة.
14-احترس جيداً عند استخدام دفتر العناوين.. دقق النظر وارتد النظارة إذا كانت الخطوط تتداخل مع بعضها، لأن الرسائل التى تصل بالخطأ إلى آخرين تتسبب فى مشاكل وفضائح لا داعى لها أبداً.
اتيكيت المصافحة في العمل :
يوجد فارق كبير بين إتيكيت العمل والإتيكيت الاجتماعي، ويتضح هذا الاختلاف في كلمتي "الشهامة واللطف"، فمعاملات العمل تشبه إلى حد ما الضوابط العسكرية.
1- المرأة لم تعد عنصراً تكميلياً أو إضافياً يلحق بالرجل .. فإذا كنت تفتح الباب للمرأة كنوع من الاحترام لها فنفس الشئ يمكنك أن تفعله مع الرجل المهم .. أو للعملاء أو حتى لزميل يحمل أشياءاً ثقيلة.
2- كما أن هناك شئ هام قد ينساه العديد .. الأبواب المتحركة التي تفتح في جميع الاتجاهات، لابد وأن تكون في المقدمة لدفعها للأمام ثم الانتظار على الجانب للسماح للأشخاص بالمرور.
3- قد يثير بعض الرجال الفوضى فى المصاعد الكهربائية للسماح للمرأة بالخروج أولاً منها .. إلا إذا كانت هي الرئيسة أو هي العميل والتي تكون الفوضى عندها مطلوبة وضرورة حتمية، والقاعدة التي تطبق في هذه الحالة الخروج للمرأة أو للرجل التي/الذي يكون أقرب لباب المصعد.
4- المرأة التي تعاملها بشهامة وبلطف في مجال العمل قد يفهم منه التقليل من شأنها .. ومعناه العداء وبالتالي فقد المزيد من العملاء.
5- ونفس الشئ يطبق على ذوي الاحتياجات الخاصة، بالابتعاد عن المعاملة الخاصة.. مع مراعاة وجود احتياجات جسدية خاصة لهم مثل: عدم رفع الصوت عند التحدث لشخص فاقد البصر، أو إبعاد العكاز عنه أو الكرسي المتحرك .. أو أي وسيلة للمساعدة يعتمد عليها. أما عن سؤال الشخص المعاق عما إذا كان يريد المساعدة قبل التقدم بها مطلوب حيث تطبق هنا القاعدة الذهبية التي تقر بالتالي "لابد وأن تعامل الآخرين بالطريقة التي يفضلونها".
* المصافحة بالأيدي:
- الطريقة المقبولة في تحية العمل للأشخاص الآخرين هي المصافحة بالأيدي، وإن كانت القبلات دخلت مجال التحية أيضاً.
- عند مصافحة الأشخاص بالأيدي، لا تحاول تقبيل شخص دون الآخر فالكل سواء.
- هناك قواعد عن السلوك الذى يتبع من أجل المصافحة، يمكنك تعلمها الآن: للمصافحة الصحيحة توجد جليدة بين كل إصبعين فلابد من بقاء إصبع الإبهام لأعلى مع لمس الجليدة التى توجد بين إصبعى الإبهام والسبابة قبل ثني باقي الأصابع على يد الشخص الذي تصافحه.. جرب الآن وعلى الفور مع زميل يوجد بجوارك.
- من المعتاد عليه في الإتيكيت الاجتماعي عند مصافحة المرأة لشخص أمامها لابد وأن تكون هي المبادرة أولاً .. أما في إتيكيت العمل لا يهم من الذي يقوم بالمصافحة أولاً والأفضل أن يكون الشخص الذي بيده زمام الأمور.
- أما إذا كان هناك اسم معلق على الملابس وتريد معرفته أثناء المصافحة بدون الارتباك وعدم لفت الانتباه لذلك .. هناك قاعدة لتعليق الاسم قبل معرفة كيفية النظر إليه، فأنسب مكان له لأعلى على الكتف الأيمن والسبب في هذا المكان أنه عند المصافحة تتبع العين حركة الذراع التي تسلم بها بالطبع على الناحية اليمنى من جسم الشخص الآخر وبالتالي وجود سهولة متناهية في قراءة الاسم، بعكس الجانب الأيسر الذي ستضطر إلى عمل مسح شامل لقراءة الاسم مما يعطي انطباع بإيماءات غير مقبولة ... فلا تحاول المصافحة إذا كان الاسم غير معلق بطريقة صحيحة!!